Évekig vezettem kis ToDo listákat különböző feladatok elvégzésére. Volt külön feladat lista munkára, ház körüli teendőkre, telefonhívásokra. Valahogy azonban mégsem volt meg teljesen a komfort érzetem, jó lett volna bizonyos feladatokat időponthoz kötni, de voltak olyanok amik csak a szemem előtt kellett lebegjenek.

Pár hónapja szembe jött velem a Medium.com-on egy cikk, ami Elon Musk top 10 produktivitást növelő tippjét osztja meg. Ezek közül az egyik az, hogy dobjuk ki a ToDo listákat és vezessünk mindent naptárban.

Megragadt ezen a figyelmem és elkezdtem bevezetni a gyakorlatba ezt a tippet.

Dobozba zárható feladatok

A timeboxolás sokszor működik. Ilyenek lehetnek a megbeszélések, nagyjából meg tudom becsülni, hogy egy-egy kerti munkára mennyi időt szánok az adott napon, melyik ügyfél projekttel mennyi időt foglalkozok. Mindent amit időhöz tudok kötni immáron már nem egy checkbox a ToDo listámon, hanem egy esemény a naptáramban.

Hit-n-Run feladatok

Vannak olyan feladatok, amiket nem mindig tudok, vagy nem akarok a naptárba felvinni, inkább csak egy lebegő emlékeztetőre lenne szükségem. Ezek a néhány perc alatt elvégezhető feladatok nem igazán illenek a naptárba.

Eszköz választás

Bármelyik alkalmazás áruházban találunk millió meg egy ToDo és naptár alkalmazást. Én mégis az egyik legelterjedtebbhez nyúltam, a Google Calendar-hoz.
Ez az a felület ami minden kritériumomnak megfelel és egyfajta Single Source of Truth-t ad.

Google Calendar

Gyárilag integrálva van a Google Tasks és Google Keep, utóbbit nem használom benne. Ha bal oldalon eltüntetjük a menüt és jobb oldalon kinyitjuk a Tasks menüt akkor egy elég átfogó képet kapunk tennivalóinkról. Én mindig heti nézetben tervezek, három napos “Sprintekben”.
A Hit-n-Run feladatokra egy-egy Task-ot nyitok amit egész naposra, így a feladat megjelenik naptár fejlécében az adott nap oszlopában.

A Drag’n’Drop-nak köszönhetően az eseményeket is és a feladatokat is gyorsan tudom finom hangolni ha szükséges.
A teendőket színekkel kategorizálom. A munkának egy külön naptárat használok saját színkódokkal, így azonnal látszik, hogy az adott napon mennyi időt szánok a munkának és más egyébnek. Ez segít a work/life balance fenntartásában.
Picivel több mint egy hónapja használom ezt a módszert, a ToDo listákat szinte teljesen sikerült átmozgatni a Google Calendar-ba. 🤓